SharePoint 2019

SharePoint 2019 é uma plataforma para gestão de conhecimento e documentos. SharePoint foi desenvolvido pela Microsoft e é utilizado como um framework para a criação de um site, que serve para troca de informações e colaboração online dentro de um grupo ou organização. Com isso, os colaboradores podem trabalhar de forma segura, produtiva e eficiente, em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo.

O que é SharePoint?

SharePoint é a solução ideal para organizar, gerir e otimizar todo o conhecimento, informação e processos dentro de uma organização. Por meio de sites interativos, é possível criar arquivos, dados, notícias ou outras informações para cada departamento ou equipe. Além disso, também é possível organizar, compartilhar e editar. SharePoint geralmente é integrado com outras aplicações da Microsoft. Por exemplo, ele serve como base para a gestão de documentos no Microsoft Teams. Também é possível fazer uma conexão com Power Automate e Power Apps, permitindo a automação de diversas tarefas e processos empresariais no SharePoint.

Um conceito importante no SharePoint são as bibliotecas, onde os documentos são armazenados. Os documentos armazenados são enriquecidos com metadados associados ao documento. As bibliotecas podem ter gestão de versões, e qualquer arquivo digital pode ser armazenado no SharePoint. Outras funcionalidades do SharePoint incluem a troca de informações, agendas, tarefas e questionários.

Por que usar SharePoint?

Usar o SharePoint pode ser muito útil quando uma organização ou empresa está se digitalizando. Tornou-se cada vez mais difícil manter a informação acessível, segura, localizável, atual e gerenciável. Os antigos servidores de arquivos com discos de rede não atendem mais aos requisitos necessários para realizar as atividades contemporâneas. Os discos de rede não são configurados para estruturar processos, o que atualmente é cada vez mais importante para empresas ou organizações.

SharePoint foi concebido como um DMS (Sistema de Gestão de Documentos) online. Isso proporciona uma plataforma perfeita para uma gestão moderna e digital de documentos. A plataforma permite a criação de bibliotecas de documentos, listas, fluxos de trabalho e formulários. Também é possível, como mencionado anteriormente, realizar gestão de versões e aplicar políticas de arquivo automaticamente. Além disso, o SharePoint possui perfis pessoais, onde é possível adicionar perfis pessoais na intranet, permitindo que outros vejam com quem estão trabalhando, qual é a sua função e quais são seus interesses. Isso permite ao usuário encontrar alguém dentro da empresa, melhorando a comunicação geral.

Além disso, o SharePoint é adequado para um sistema inteligente de gestão de qualidade e conhecimento. Nele, informações e processos empresariais podem ser registrados, geridos e protegidos de forma clara e centralizada.

Aplicações do SharePoint

Cada empresa ou organização tem suas próprias razões para optar ou não pelo SharePoint. Abaixo estão algumas razões pelas quais empresas ou organizações utilizam o SharePoint.

SharePoint oferece uma plataforma central onde os colaboradores podem facilmente acessar informações e documentos necessários para o seu trabalho. Assim, os colaboradores não precisam procurar informações que estão armazenadas em diferentes locais, economizando tempo.

O SharePoint também pode ajudar a melhorar a colaboração dentro de uma empresa ou organização. Os documentos podem ser editados em tempo real, permitindo que os usuários vejam imediatamente o que está sendo adicionado ou alterado.

Além disso, o SharePoint pode ser usado para automatizar fluxos de trabalho. Isso significa que certas tarefas são executadas automaticamente quando determinadas condições são atendidas. Isso pode levar a um aumento na eficiência do processo e também ajuda a evitar erros.

Principais características do SharePoint 2019

A versão anterior do SharePoint, chamada SharePoint 2016, já tinha várias características úteis. As características incluíam: Visualização de Mídia, grandes arquivos, privacidade total e uma experiência móvel aprimorada. Com a introdução da versão aprimorada SharePoint 2019, várias características foram adicionadas. As principais características são descritas abaixo:

Suporte aprimorado para processos empresariais

Empresas ou organizações confiam no SharePoint como uma ferramenta para apoiar a colaboração, a automação de processos empresariais e aplicações empresariais personalizadas. Mover cargas de trabalho complexas ou outros arquivos para a nuvem pode ser muito caótico. O SharePoint 2019 possui automação de processos e tecnologias de formulários, como PowerApps e Flow, para facilitar a conexão com os dados locais.

Página inicial do SharePoint

A página inicial oferece aos usuários uma nova maneira de começar. Ela simplifica a tarefa de encontrar e abrir sites do SharePoint dentro da empresa ou organização. Os usuários também podem encontrar notícias de sites sugeridos ou dos sites que visitam regularmente. Além disso, também é possível criar sites diretamente a partir da página inicial, desde que isso seja configurado pelo administrador.

Listas e bibliotecas

A nova visualização inclui experiências modernas para listas e bibliotecas em sites de equipes. Assim, o usuário está sempre atualizado com o SharePoint online. O usuário recebe experiências de listas e bibliotecas otimizadas com base em tarefas comuns. Isso permite que os usuários copiem e movam arquivos com a barra de comandos. Também é possível fixar documentos, adicionar arquivos como links, além de haver opções de filtro e classificação e a aplicação de formatação nas colunas.

Experiência de busca moderna

O SharePoint 2019 oferece uma nova experiência de busca. É possível ver resultados antes mesmo de digitar algo. Esses resultados são baseados nas intenções de busca mais comuns e são otimizados para cada usuário. Os resultados da busca também são atualizados enquanto o usuário digita, garantindo resultados relevantes. A página de resultados da busca também mostra uma visão geral dos resultados agrupados por tipo.

Fim da Vida Útil do SharePoint 2019

Os produtos da Microsoft têm uma data de Fim da Vida Útil (EoL). Isso significa que um produto é suportado apenas por um determinado período. Isso também se aplica ao SharePoint 2019, que distingue entre dois tipos de suporte: suporte básico e suporte estendido. O SharePoint 2019 foi lançado em 22 de outubro de 2018 e o suporte básico terminará em 9 de janeiro de 2024. A data de término do suporte estendido é em 14 de julho de 2026, durante a qual o SharePoint 2019 receberá apenas atualizações de segurança. Novas funcionalidades e melhorias estarão disponíveis apenas por meio do suporte básico.