Custo total de propriedade: Microsoft 365 vs Office local ao longo de 5 anos

Microsoft 365 custa 13 € por utilizador por mês. Parece simples. Mas, ao longo de cinco anos, uma organização com 50 colaboradores pagará quase 40.000 € em custos de subscrição, apenas pelas aplicações Office. Uma licença Office 2024 Standard usada da Softtrader custa 140 € por utilizador, num pagamento único. Neste artigo, calculamos o Custo Total de Propriedade, ou TCO, para sete dimensões de organização, entre 10 e 1.000 utilizadores, dois pacotes Microsoft 365 e duas alternativas usadas. O cálculo baseia se nos preços do Microsoft 365 de julho de 2026, após o aumento de preços anunciado, e nos preços atuais da Softtrader no momento da redação, em abril de 2026. Ainda não foram aplicados descontos de volume a estes preços.

O que estamos a comparar?

Uma comparação justa de TCO exige um enquadramento claro. Estamos a comparar especificamente os custos de utilização das aplicações Office para computador: Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Esta é a funcionalidade disponibilizada tanto pelo Microsoft 365 como por uma licença perpétua do Office.

O Microsoft 365 inclui ainda serviços cloud que uma licença perpétua não inclui: Exchange Online para correio eletrónico, OneDrive para armazenamento na cloud, Teams para videoconferência e SharePoint Online para colaboração. Não incluímos estes serviços no cálculo, mas abordamo los na secção “O que oferece o Microsoft 365 que o Office local não oferece?”. Se a sua organização utiliza ativamente estes serviços cloud e não pode ou não quer alojá los internamente, isso é um fator relevante além do cálculo de TCO.

Os valores em euros do Microsoft 365 são indicativos e baseiam se nos preços de tabela em dólares americanos de julho de 2026, após a correção cambial de fevereiro de 2026. Os preços finais em euros podem variar consoante a região e o tipo de contrato. Os preços da Softtrader são os preços em vigor no momento da redação, em abril de 2026. Em volumes maiores, o preço por licença pode ser significativamente mais baixo.

O cálculo: TCO por utilizador ao longo de 5 anos

Abaixo, calculamos o custo total ao longo de 60 meses, ou seja, 5 anos, por utilizador, com base nas tarifas do Microsoft 365 a partir de julho de 2026.

Microsoft 365 Business Standard vs Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs Office 2024 Pro Plus

O que significa isto para a sua organização? TCO por dimensão da organização

A poupança por utilizador só se torna realmente visível quando a multiplica pelo número de colaboradores da sua organização. Abaixo encontra o TCO ao longo de 5 anos para sete dimensões de organização comuns, em comparação com o Microsoft 365 Business Standard a 13 € por utilizador por mês.

E para organizações que utilizam atualmente o Microsoft 365 E3, em comparação com o Office 2024 Pro Plus a 150 € por utilizador:

Grandes volumes? O preço torna se ainda mais vantajoso. A Microsoft oferece descontos por volume nas subscrições Microsoft 365, mas também no caso das licenças usadas o preço por utilizador baixa significativamente em quantidades maiores. Estas diferenças de preço não estão refletidas nas tabelas acima, porque o preço por projeto depende de vários fatores. A Softtrader acompanha regularmente projetos de 1.000, 5.000 e até mais de 20.000 licenças. Peça um orçamento sem compromisso para a sua situação específica e receba, em 24 horas, uma proposta à medida, incluindo desconto por volume.

Análise do ponto de equilíbrio: quando é que o Microsoft 365 fica mais caro?

O ponto de equilíbrio é o momento em que os custos acumulados do Microsoft 365 ultrapassam o investimento único numa licença usada. A partir desse momento, paga mais com o Microsoft 365 do que pagaria com uma licença perpétua.

A conclusão é clara: com o Microsoft 365 Business Standard, uma licença usada torna se mais barata em menos de um ano. Com o Microsoft 365 E3, isso acontece ao fim de apenas quatro meses. Os restantes 49 a 56 meses do período de cinco anos são pagos no Microsoft 365 exclusivamente pela subscrição, enquanto a licença usada já está totalmente amortizada.

O que oferece o Microsoft 365 que o Office local não oferece?

O cálculo de TCO compara os custos das aplicações Office para computador. No entanto, o Microsoft 365 inclui mais do que apenas aplicações Office. Uma comparação justa exige que indiquemos o que o Microsoft 365 oferece e que uma licença perpétua não inclui.

O Microsoft 365 Business Standard inclui Exchange Online, correio eletrónico empresarial com 50 GB de armazenamento, OneDrive com 1 TB de armazenamento cloud por utilizador, Teams para chat e videoconferência, SharePoint Online para intranet e colaboração, e ainda as versões web e móveis das aplicações Office. O Microsoft 365 E3 inclui adicionalmente licenças Windows Enterprise, ferramentas avançadas de conformidade e gestão de dispositivos através do Intune. Saiba mais sobre os pacotes e preços do Microsoft 365.

Se a sua organização utiliza ativamente estes serviços cloud, por exemplo o Teams como principal ferramenta de comunicação ou o Exchange Online como plataforma de correio eletrónico, então esses serviços têm um valor que não foi incluído no cálculo de TCO. A questão é saber se esse valor justifica o custo adicional de 640 € a 2.040 € por utilizador ao longo de cinco anos.

Na prática, muitas PME utilizam apenas uma pequena parte das funcionalidades do Microsoft 365. Se utiliza principalmente Word, Excel, PowerPoint e Outlook, e o seu correio eletrónico é tratado através do seu próprio servidor de correio ou de uma solução de email separada, então está a pagar no Microsoft 365 por um pacote alargado de serviços que não utiliza. Nesse caso, uma licença perpétua do Office é a opção financeiramente mais sensata.

Quando é que o Office local é a melhor opção?

O Office local é a escolha mais sensata se a sua organização cumprir um ou mais dos seguintes critérios.

Pretende ter controlo total sobre dados sensíveis. Com o aumento das fugas de dados e dos incidentes de cibersegurança, cada vez mais organizações questionam se a informação crítica da empresa deve ser colocada na cloud. O Office local mantém todos os seus documentos e dados dentro da sua própria infraestrutura de TI e sob o seu próprio controlo. A Softtrader vê esta consideração cada vez com mais frequência em instituições públicas e semipúblicas, organizações de saúde, sociedades de advogados e prestadores de serviços financeiros que trabalham com informação sensível ou confidencial. Nestes setores, a soberania dos dados não é apenas uma preferência, mas muitas vezes uma obrigação legal.

Utiliza principalmente as aplicações Office para computador e não necessita dos serviços cloud que o Microsoft 365 oferece, como Teams, Exchange Online e SharePoint.

Pretende custos de TI previsíveis sem subscrições contínuas e sem futuros aumentos de preços.

Já dispõe da sua própria infraestrutura de TI ou de um parceiro de TI que a gere, e não precisa de depender dos servidores cloud da Microsoft.

Em todos estes casos, uma licença Office 2024 usada oferece as mesmas aplicações Office que o Microsoft 365, sem subscrição, sem aumentos estruturais de preços e com suporte da Microsoft até outubro de 2029. Saiba mais sobre a diferença entre licenças CSP e licenças usadas.

E depois de cinco anos?

Uma objeção frequente é: “Mas ao fim de cinco anos é preciso investir novamente numa nova licença.” Isso é verdade. O Office 2024 é suportado até outubro de 2029. Depois dessa data, é provável que queira atualizar para a versão seguinte, previsivelmente o Office 2027 ou uma versão posterior.

Mesmo que, após cinco anos, volte a investir 150 € numa licença usada, o seu investimento total ao longo de dez anos será de apenas 300 € por utilizador. Com o Microsoft 365 Business Standard, esse valor seria 1.560 € por utilizador no mesmo período, e com o Microsoft 365 E3 seria 4.380 €. A poupança mantém se estrutural, mesmo que renove várias vezes.

Perguntas frequentes

Os preços do Microsoft 365 nesta comparação são definitivos?

O cálculo baseia se nos preços de tabela em dólares americanos de julho de 2026, após o aumento de preços anunciado, convertidos em euros após a correção cambial de fevereiro de 2026. Os preços finais em euros são definidos pela Microsoft por região e podem variar. A relação de custos mantém se, no entanto, a mesma.

E se eu já utilizar o Microsoft 365?

Pode cancelar a sua subscrição Microsoft 365 em qualquer altura, após o termo do período em curso, e mudar para uma licença perpétua. As aplicações Office para computador funcionam da mesma forma. Tenha em atenção que, ao cancelar o Microsoft 365, perde o acesso ao Exchange Online, OneDrive e Teams. Faça uma cópia de segurança dos seus dados na cloud antes de cancelar.

As licenças usadas são legais?

Sim. No acórdão UsedSoft, processo C 128/11, de 2012, o Tribunal de Justiça da União Europeia confirmou que as licenças de software perpétuas podem ser revendidas dentro da União Europeia. Pode ler mais sobre este tema em Licenças Microsoft baratas: fiáveis e legais?

Também posso comprar software de servidor usado?

Sim. Para além do Office, também estão disponíveis Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs e outros produtos de servidor Microsoft como licenças por volume usadas na Softtrader. A vantagem em TCO aplica se a todos estes produtos.

Quanto custa uma licença usada em volumes maiores?

Os preços indicados neste artigo, 140 € para Standard e 150 € para Pro Plus, são os preços em vigor no momento da redação. Em volumes maiores, o preço por licença é muitas vezes ainda mais baixo. Peça um orçamento sem compromisso e descubra em 24 horas quanto pode poupar.

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